Как грамотно осуществить архивную обработку документов?

Архивная обработка документов позволяет упорядочить и систематизировать всю документацию, которая накапливается в процессе деятельности предприятий и организаций. Она необходима для осуществления правильной организационной деятельности. Систематизированное хранение документов позволяет грамотно и эффективно использовать их в процессе дальнейшей деятельности. Грамотно оформленные документы необходимы при аудиторских и других проверках государственными органами. При составлении различных отчетов, потере нужной информации на выручку приходят архивные документы. Документами из архива пользуются для составления социально правовых справок, которые нужны работникам при выходе на пенсию и в ряде других случаев. Также архивная обработка документов по единым правилам необходима при их передаче на хранение в государственный архив. Она осуществляется в соответствии с законом об архивном деле, ответственность за его соблюдение возложена на руководителей организаций. Для того, чтобы избавиться от документов не представляющих никакой ценности, необходима тоже их предварительная экспертиза и обработка. В процессе архивации составляются в обязательном порядке опись всех хранящихся документов.

Архивация документов - это достаточно сложный и кропотливый процесс, требующий специальных знаний. Для ее грамотного осуществления желательно обратиться в компанию, оказывающую архивные услуги. Набор услуг будет зависеть от состояния имеющегося архива. Он начинается от общей оценки объема хранимой документации, ее движения и учета и заканчивается оценкой эффективности использования архивных площадей.

В услуги архивации входит оценка ценности хранящихся документов. Далее идет оформление дел, состоящее из переплета, нумерации листов, составление внутренней описи, оформления обложки. После чего составляется опись всех дел по единым правилам, установленным главным архивом. Заключительными этапами архивации является подготовка документов для государственного архива или подготовка к утилизации ненужной документации. Все этапы должны быть проведены максимально грамотно. От этого зависит возможность дальнейшего эффективного пользования архивом. Чтобы получить качественно обработанный архив, а также избежать всех ошибок при его составлении лучшим вариантом будет обращение к услугам специалистов.